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Justine & le BTS… • Stage semaine 1

22 janvier 2017 / 3 Commentaires

Je suis contente de te retrouver dans ce tout nouveau post. Je ne savais si je devais prendre les devants et te parler de mon stage en détail, ou si juste un simple petit bilan dans un autre article « Justine & le BTS » allait te convenir. Ayant peser le pour et le contre durant deux jours, je me suis dis « aller tente et tu verras bien si ça a plu ou pas ». Comme le titre a pu te mettre la puce à l’oreille, je vais te faire mon bilan chaque semaines de mon stage de 2ème année ! Première semaine enfin terminée, je te raconte en détail ce que j’ai fait et toutes les petites péripéties que j’ai eu.


Mon stage de 1ère année a été assez rocambolesque entre mes migraines qui étaient deux fois plus forte et les derniers devoirs au CNED à rendre. Je me retrouve donc avec 4 semaines à rattraper cette année ou l’année prochaine, afin que je puisse avoir mon diplôme. Je t’en avais un peu parlé lors d’un dernier « Justine & le BTS » que j’adorais vraiment ce que je faisais dans ce stage et que je m’étais dit « pourquoi pas y retourner ». Eh bien c’est chose faite ! 🙂

Mes horaires sont exactement les mêmes que celles du dernier stage et ça me convient parfaitement ! Puis cela respecte bien les 35h hebdomadaires (soit 7h par jours) demandées dans la convention de stage.


➳ Lundi 16 Janvier 2017

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Petite appréhension pour le premier jour, en même temps c’est tout à fait normal. J’ai trouvé la journée assez longuette quand même, mais revoir les bases de l’entreprise : son fonctionnement, son mode de gestion, m’ont permit de m’y retrouver et ainsi de me remémorer les choses que j’avais faites lors de mon dernier stage.

Pour info : l’entreprise dans laquelle je suis est spécialisée dans l’installation, maintenance et revente de produits informatique pour les entreprises. Un domaine qui me plait bien vu que je suis une petite Geek !

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Accueil client physique T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Préparation commande client (récupérée) T.1.2.3 Suivi des ventes et des livraisons
• Appel fournisseur pour renseignement sur commande T.2.2.2 Passation et suivi des commandes
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Mise sous pli des factures clients
• Classement des factures d’achats
 

➳ Mardi 17 Janvier 2017

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Fatiguée de ma première journée, je n’ai pas eu le temps de me poser et de faire mes cours et voilà que la 2ème journée s’achève. Plus intéressante et vivante, j’ai été en plein coeur d’une journée lambda de travail. Courir après les informations et les appels des clients. Quoi de mieux pour me mettre dans le bain. D’ailleurs, je t’avouerais que de base, je ne suis pas hyper à l’aise au téléphone avec des professionnels. Certes pour un professionnel mais d’un point de vue perso, ça ne me pose aucun problème. Je pense que ça dépend du contexte. Pour l’instant, je fais comme je le sens.

Le seul petit bémol qui me tracasse à chaque fois que je réponds c’est : vais-je me faire engueuler. Un client est roi pour tout et n’importe quoi et bien évidemment, faut qu’on puisse le satisfaire malgré les autres tâches qui prennent du temps. Sauf que parfois, ce n’est pas prêt dans les délais ou des imprévus font leurs apparition, du coup difficile de le tenir informer. Autre petite chose qui m’a fait hérisser le poil : mentir ! Dire qu’on est en réunion alors que non, juste pour ne pas avoir à faire face aux remontrances et aux exigences du client. Nan mais WHAT quoi ?! Sinon, l’ambiance est toujours aussi top ! 🙂

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Création document de suivi des contrats clients en cours (hébergement, assistance etc) sous Excel avec insertion liste déroulante.
T.8.1.1 Création et modélisation de documents
T.1.2.3 Suivi des ventes et des livraisons

➳ Mercredi 18 Janvier 2017

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Une journée que j’ai tout particulièrement apprécié. Différente des autres, j’ai pu être en autonomie totale durant toute l’après-midi. Ainsi j’ai pu me familiariser avec GLPI (plateforme de traitement des demandes d’assistances) et aussi lors de mes réponses aux différents appels entrant.

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Création document de suivi des appels et demande rappel (dans l’attente d’avoir une adresse mail)
T.8.1.1 Création et modélisation de documents
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
• Suivi des règlements clients : regarder sur EBP Gestion Commerciale si les factures de prestations en cours ont été soldées, pour être archivées. T.1.2.4 Facturation et suivi des règlements et des relances client
• Préparation de l’échéancier des factures fournisseurs à payer sous Excel avec calculs automatique. T.8.1.1 Création et modélisation de documents
T.2.3.1 Contrôle des achats et des règlements
• Tri des catalogues fournisseurs reçus

➳ Jeudi 19 Janvier 2017

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Tu sais quoi ? Mon stage commence à devenir de plus en plus intéressant. Déjà, ça me plait de répondre aux appels des clients afin de les orientés vers les techniciens. Mais surtout parce que j’ai pu préparer la salle de réunion à l’occasion d’une présentation pour le club de l’entreprise, avec apéritif etc. Une organisation de dernière minute en plus qui m’a paru pas si mal lorsque je suis partie le soir. Je croise les doigts pour que demain, y ait de bons échos de cette soirée. D’ailleurs, tout le monde avait peur que 25 personnes ne rentrent pas dans la salle et au final, faut juste savoir bien organiser. Ayant une famille nombreuse, tous les étés ont se fait des repas avec 15/20 personnes et on y arrive sans problèmes. 🙂

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Organisation salle réunion pour le meeting du soir (Club d’entreprise)
T.4.2.4 Organisation d’événements internes ou de
la participation à des événements externes
(réunions, cérémonies, salons, séminaires, visites, …), y compris à l’étranger
• Création de tickets d’assistance sur GLPI pour les techniciens
T.4.2.1 Gestion des emplois du temps
T.4.2.2 Planification des prestations (chantiers, interventions…)
• Rangement du bureau (nettoyage etc)
• Appel du centre de tri et commercial fournisseur pour demande d’informations T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information

➳ Vendredi 20 Janvier 2017

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Dernière journée de cette première semaine qui a été encore plus charger que les précédentes. J’ai eu quelques moments de mout, où je ne savais pas trop quoi faire, mais au final on trouve toujours une petite tâche. Le pompom du jour : avoir un client hyper remonté au téléphone qui raconte n’importe quoi et ose dire qu’on le laisse tomber alors qu’il a juste fait une demande de devis… Franchement, je ne comprends pas pourquoi des gens peuvent être aussi cons et si irrespectueux envers les autres. J’avais envie de lui raccrocher au nez, mais je l’ai laissé parlé et j’ai carrément coupé le micro tellement que j’en avais marre d’entendre son baratin.

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Règlement des factures fournisseurs (chèque à envoyer)
T.2.3.1 Contrôle des achats et des règlements
• Création de tickets d’assistance sur GLPI pour les techniciens
T.4.2.1 Gestion des emplois du temps
T.4.2.2 Planification des prestations (chantiers, interventions…)
• Préparation d’un écran de PC pour une commande client (livraison)
T.1.2.3 Suivi des ventes et des livraisons
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Rangement PC d’une commande client
T.1.2.3 Suivi des ventes et des livraisons

Dis-moi si ce format de bilan te plaît ? Cela m’aidera à savoir si je dois continuer ou pas. Si tu as des questions poses-les en commentaire et j’y répondrai dès que je peux. 🙂

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3 Commentaires

  • Répondre PrissyBooks 24 janvier 2017 at 14 h 39 min

    coucou, je trouve cet article très intéressant, c’est toujours enrichissant de voir le fonctionnement d’une « entreprise » de l’intérieur. Et puis toi tu peux garder une trace de ton expérience pour plus tard. 🙂 J’espère que tu poursuivras ce format .

    • Répondre Justine G. 25 janvier 2017 at 23 h 47 min

      Coucou à toi, encore merci pour ton petit message ça me fait super plaisir 🙂 Je n’hésiterai pas à continuer mes articles bilan car ils me servent pour me souvenir de ce que j’ai fait.
      Bisous à toi et à très vite.

  • Répondre Justine & le BTS • Bilan stage semaine 2 – Snow White Of Moon 29 janvier 2017 at 15 h 52 min

    […] où donner de la tête. Je tiens aussi à te prévenir que ce bilan sera différent que celui de la semaine dernière, étant donné que je n’ai pas eu le temps de faire une mise à jour régulière de mon […]

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