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Justine & le BTS • Bilan stage semaine 2

29 janvier 2017 / 2 Commentaires

Aujourd’hui, je te retrouve pour mon bilan de ma semaine 2 de stage ! Je t’avouerais que je n’ai pas vu les jours passés, ils passent à une vitesse tellement folle, que je suis encore la tête dans le « bip !! » pour t’écrire cet article. 🙂 J’ai passé une semaine de malade entre gérer le standard toute seule et enfin commencer mon projet d’épreuve E6 « projet de développement de la PME » que je ne savais plus où donner de la tête. Je tiens aussi à te prévenir que ce bilan sera différent que celui de la semaine dernière, étant donné que je n’ai pas eu le temps de faire une mise à jour régulière de mon article.


Les moments forts

Difficile de te donner ce que j’ai le plus adoré cette semaine, mais je dirais : l’adrénaline que tu ressens quand tu as une responsabilité qui pèse sur tes épaules. Cela m’a fait comprendre que je pouvais vite faire une bêtise et j’ai pu aussi apprendre à canaliser mon stress, mais mieux m’organiser. J’aime travailler au calme et seule la plupart du temps, et j’ai été plus d’une fois en autonomie, ainsi j’ai pu avancer mon projet E6 mais aussi trouver des idées de fiches E4, que j’aborderai plus bas. Dans l’ensemble, je gère plutôt bien :). Je regarde attentivement ce que fait ma tutrice donc ça me permet de faire comme elle si jamais elle est absente. Je verrais bien ce que ça donnera par la suite.

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Petits points faibles

J’admets que ce n’est pas des points « faibles » à proprement parler, mais plutôt ce que j’aimerais améliorer au fil des prochaines semaines. Avoir un objectif, cela te donne envie de mieux faire et même de voir où tu as mal fait. Puis, je suis qu’en stage, ce n’est pas comme si j’étais salariée et je suis là pour apprendre donc normal que je ne sache pas tout faire à la perfection. Je ne sais plus si je t’en avais parlé, mais le téléphone c’était pour moi une tâche hyper compliquer au départ. Je perdais très vite mes moyens avec une personne au bout du fil, et je ne te dis pas les moments de blancs qu’il y avait et la panique qui pouvait se ressentir dans ma voix. Grâce à plusieurs stages, j’ai pu canaliser cette « peur » pour parler correctement sans stresser. Certes, c’est toujours avec appréhension qu’on se lance dans un appel, mais après je me dis « fais comme toi tu fais de base, et ne réfléchis pas trop ». Les professeurs en BAC Pro et même en BTS nous disent souvent qu’il faut préparer son appel téléphonique. Je suis d’accord, car faut savoir intervenir dans les bons moments et aussi argumenter un minimum, sauf que des fois ça ne sert pratiquement à rien de faire tout ça. A chaque fois que je fais cela, j’ai comme une pression supplémentaire et je dis tout de travers de ce que j’avais prévu au départ. Alors qu’au feeling, ça passe ou ça casse, même si ça passe plus que ça casse hein. (Phrase qui ne veut rien dire bonjour !).

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Fiches E4, mes idées…

Si toi aussi tu es dans le BTS AG, tu dois être en stresse total pour savoir comment remplir tes fiches et ce qui est vraiment demandé par le jury d’examen. Tu te dis d’avance que ça va être compliqué et que tu n’auras jamais le temps de tout faire à temps. Je t’arrête là ! Arrête de te stresser pour rien, c’est très mauvais et essayes de rester positive. Je sais que c’est compliquer ce qu’ils nous demande, mais si tu fais des bilans comme je fais en ce moment, tu verras que tu trouveras rapidement des idées pour tes fiches. Le seul truc à faire c’est se poser 5 à 10 minutes devant tes bilans et le guide de l’épreuve E4. Puis avoir imprimer des exemples de fiches et les fiches descriptives vierges. Cela prend du temps, mais une fois que c’est fait, tu seras débarrassé(e). Malheureusement, je ne te donnerai pas mes idées pour le moment, car elles sont en cours de validation par mon professeur tuteur au CNED. Grâce à lui, j’ai pu avoir des exemples de fiches, ce qu’on attend de moi à cette épreuve pour chaque parties et aussi des conseils pour comment bien remplir mes fiches. Je te laisse un aperçu de ce que j’ai comme fiches sur le nombre qui est demandé.

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Epreuves concernées par les fiches Ce que j’ai (nb) Nb demandé
• U41 Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs

Dossier de 3 pages avec présentation de l’entreprise etc… + les fiches descriptives, dont 1 avec utilisation du PGI (cf. fiche modèle du référentiel).

1 fiche, celle avec le PGI 5 (maxi)

• U42 Communication interne et externe : communication écrite

Chaque fiches doit mettre en avant des fonctionnalités avancées et travaux d’au moins 2 logiciels (tableur, SGBDR, PAO, générateur formulaire etc…) et rattacher à au moins 1 tâche parmi celles données sur la fiche modèle du référentiel.

3 fiches d’actions 4 fiches d’actions
• U42 Communication internet et externe : communication orale

Les fiches se porteront sur des situations de communication orale professionnelle soit en interpersonnelle ou de groupe. Elles devront également se rapporter à une tâche parmi celles-ci : accueil en face à face, au téléphone et via les médias d’information (cf. fiche modèle du référentiel).

3 fiches de situations 3 fiches de situations

• NB : Si tu aimerais un article spécial sur comment trouver et remplir tes fiches E4, dis-le-moi en commentaire et je verrais ce que je peux faire.


Ce que j’ai fait cette semaine

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Création de tickets d’assistance sur GLPI pour les techniciens
T.4.2.1 Gestion des emplois du temps
T.4.2.2 Planification des prestations (chantiers, interventions…)
• Appel relances clients
T.1.2.4 Facturation et suivi des règlements et des relances client
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Mise à jour planning régie client (rendez-vous planifier pour faire la maintenance des équipements) T.8.1.1 Création et modélisation de documents
T.4.2.2 Planification des prestations (chantiers, interventions…)

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Création de tickets d’assistance sur GLPI pour les techniciens
T.4.2.1 Gestion des emplois du temps
T.4.2.2 Planification des prestations (chantiers, interventions…)
• Appel relances clients
T.1.2.4 Facturation et suivi des règlements et des relances client
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• MAJ planning régie client
T.4.2.1 Gestion des emplois du temps
• MAJ suivi des relances clients
T.1.2.4 Facturation et suivi des règlements et des relances client
T.5.3.2 Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage
• Mise sous pli et au courrier des factures clients
T.1.2.4 Facturation et suivi des règlements et des relances client

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Création de tickets d’assistance sur GLPI pour les techniciens
T.4.2.1 Gestion des emplois du temps
T.4.2.2 Planification des prestations (chantiers, interventions…)
• Appel pour renseignement au sujet d’une garantie d’un produit vendu à un client
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Préparation d’une commande client (livraison, édition des bons de transport)
T.1.2.3 Suivi des ventes et des livraisons
• Projet E6 : Recherche sur internet (forums) pour pouvoir filtrer des entités (clients) de la liste sur l’application GLPI, soit archivage.
T.6.3 Participation au contrôle de gestion
T.5.3.2 Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Recherche idées pour mes fiches E4
• Création de tickets d’assistance sur GLPI pour les techniciens
T.4.2.1 Gestion des emplois du temps
T.4.2.2 Planification des prestations (chantiers, interventions…)
• Projet E6 : recherche internet (forum) pour l’archivage des entités (clients) sur GLPI : test d’une première solution.
 T.6.3 Participation au contrôle de gestion
T.5.3.2 Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage

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Ce que j’ai fait Tâches du référentiel concernée(s)
• Prise des appels entrants (clients pour des dépannage à distance ou demande de rappel)
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
• Accueil client, préparation commande (livraison), encaissement du règlement, impression de la facture depuis EBP Gestion Commerciale
T.1.2.3 Suivi des ventes et des livraisons
T.1.3.1 Accueil, information et conseils
T.8.2.1 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information
T.2.3.1 Contrôle des achats et des règlements
• Création de tickets d’assistance sur GLPI pour les techniciens
T.4.2.1 Gestion des emplois du temps
T.4.2.2 Planification des prestations (chantiers, interventions…)
• Recherche idées fiches E4 + rédaction au brouillon de la première fiche.
T.8.1.1 Création et modélisation de documents
T.1.2.4 Facturation et suivi des règlements et des relances client
T.8.1.2 Rédaction et diffusion de documents écrits (courriers, notes…)
• Rangement du bureau

Je pense t’avoir tout dit. Si cet article t’a plu, tu peux laisser un petit commentaire pour me le dire, je les lis et y réponds avec grand plaisir. Sur ce, je te dis à Dimanche prochain pour mon bilan de la semaine 3 ! 🙂

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2 Commentaires

  • Répondre meliii 25 avril 2017 at 13 h 09 min

    Coucou. Merci pour tes articles, je me sens moins seule au monde lol.
    Moi je n’ai absolument pas compris pourquoi et comment on réalise les fiches. Les fiches qui se trouvent après les séquences d’application de PGI, à quoi servent-elles? Sont-elles un exemple?
    Bon courage pour la suite 😉

    • Répondre Justine G. 5 mai 2017 at 11 h 25 min

      Coucou ma belle 🙂 Merci pour ton petit mot et oui ça fait du bien de savoir qu’on n’est pas toute seule dans la même situation.
      Pour ma part, je ne passe pas les épreuves cette année donc j’ai tout mon temps, mais c’est toujours sympa de s’entrainer à en faire des fiches afin d’avoir la méthodo en tête.
      Pour réaliser tes fiches faut t’aider de celles que tu trouveras dans le manuel du PGI elles sont là pour t’aider. Ton prof tuteur est également là pour répondre à tes questions mais aussi pour te fournir d’autres exemples. Puis te dire ce qui va ou ne va pas dans tes fiches. Le mien m’a validé avant les « thèmes » pour chaque fiches pour ne pas que je parle hors sujet mais aussi pour qu’il me dise si ça répond bien aux critères demandés par le centre d’examen.
      Après pour les « écrire » faut que tu reprennes toutes tes notes que tu as fait durant tes stages. Que tu te fasses un tableau comme je l’ai fait sur mon article avec les activités réalisées puis la correspondance de celle-ci dans le référentiel du BTS. Suivant ce que tu auras, ça pourra te faire quelques fiches et pour certaines activités, ça va être un peu « juste » donc faudra surement que tu inventes ou améliores ce que tu fais. Pour te donner une idée d’exemple de fiches voici un blog qui saura t’aider : http://agnes-eysseric.fr/blog/exemples-de-fiches-communication-orale-bts-ag-epreuve-u42/ je me suis aidée de ce qu’elle a fait, puis mon prof tuteur m’en a renvoyé d’autres exemples. Si tu ne vois toujours pas comment on fait, dans le livre BTS AG PME PMI tout en 1 publié chez Ellipses c’est très bien expliquer la méthodologie. Ce livre m’aide beaucoup tout comme celui de chez Nathan Réflexe BTS AG toutes les matières.
      En espérant t’avoir aiguiller du mieux que je peux, je croise les doigts pour toi pour les examens. 🙂

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